Uznanie konferencji zależy od wielu składników. Czy osiągnie się tworzone rezultaty, zależy m.in. od tego jakie wyselekcjonujemy sale konferencyjne, jak ułożymy program oraz czy uczestnicy sumiennie przygotują się do tematu. Jeśli szukasz sali szkoleniowej bądź też konferencyjnej, zobacz wynajem sali szkoleniowej. Sala konferencyjny muszą być odpowiednio oświetlona oraz przewietrzana, aby uczestnicy nie zasypiali oraz byli aktywni. W wyposażeniu sali powinien odszukać się projektor, dobra tablica (najodpowiedniej interaktywna). Program konferencji również powinien być porządnie ułożony, tak by nie zmuszać uczestników do przesadnego wysiłku.
Powinny być przewidziane przerwy, w tym jedna dłuższa na ciepły posiłek. Największe wymagania są naturalnie w stosunku do uczestników zebrania, albowiem od nich zależy czy wskazane cele pozostaną osiągnięte, np. czy dojdzie się do rozstrzygnięcia danego problemu. Uczestnicy wygłaszający referaty muszą się należycie przygotować, prezentacje muszą być intrygujące, zachęcające słuchaczy do zagłębienia się w danym zagadnieniu. Kilkudniowe konferencje mogą być przerywane przez zajęcia odprężające oraz integrujące robotników, np. paintball lub inne gry zespołowe.
W oprzyrządowanie sal konferencyjnych ma obowiązek wchodzić sprzęt audiowizualny oraz dostęp do Internetu. Ważną kwestią jest również oświetlenie sali tak, żeby uczestnik mógł bez problemu coś przeczytać lub napisać. W trakcie tych czynności nie powinien tworzyć się cień lub ewentualnie odblask. W sali powinna być również szansę powieszenia jakiś tablic, wykresów. Przydadzą się także rzutniki. Istotną rzeczą są także gniazda elektryczne oraz telefoniczne. Współczesne sale posiadają klimatyzację.